Despesas de Representação

O Bom, o Mau e o Péssimo

Despesas de representação é talvez das rúbricas mais mal-usadas em contabilidade, maioritariamente porque na realidade quem a usa desconhece o propósito para o qual foi criada. Afinal o que se encaixa nesta rúbrica, que impacto tem na contabilidade e na demonstração de resultados, que taxas podem ser aplicadas e porquê.

Fique a saber tudo isto neste artigo.

Afinal o que são despesas de representação?

Consideram-se despesas de representação todas as despesas que incorram da necessidade de promoção da empresa ou de sócios. Coisas como refeições, espetáculos ou viagens oferecidas a clientes (dentro e fora do território nacional) podem integrar esta conta, sempre que legalmente justificáveis – isto é, sempre que existe uma fatura com o número de contribuinte da empresa que ateste a veracidade dos gastos e que possa ser espelhado na contabilidade. Este gastos por norma não são dedutíveis em sede de IVA, ou seja, o valor integral entra para gastos fazendo aumentar esta rúbrica e podendo prejudicar os resultados da empresa – caso esta conta seja excessivamente usada.

Fora desta conta devem ficar todo o tipo de eventos cujo propósito seja promoção de produtos da empresa como produtos para consumo próprio e doméstico dos sócios da empresa, refeições fora das horas de expedientes e que não se justifiquem directamente necessárias para a promoção da empresa.

Que taxas implica? E porquê?

As despesas de representação estão sujeitas a tributação autónoma de IRC à taxa de 10% (20% caso se verifique que a entidade teve prejuízos fiscais).

Uma das razões para a existência desta taxa serve como uma norma anti abuso. Constatou-se nas últimas duas décadas, que mais que servir o propósito para qual tinha sido criada esta conta estava a ser usada também para mascarar pagamentos que se destinavam aos seus colaboradores, de forma a esquivarem-se ao impostos que pagavam sobre esses valores – dado que os mesmos teriam que constar do recibo de vencimentos dos respectivos colaboradores que teriam despendido o dinheiro em prol da empresa.

Não raras eram as empresas que faziam desta conta um poço sem fim de despesas ridículas e injustificáveis contraídas pelos seus sócios, alguns exemplos disso:

• Despesas escolares do filhos ou familiares dos sócios;
• Jantares com familiares ou amigos, que em nada estavam ligados à empresa;
• Compras de artigos alimentares ou doméstico, fora do objecto da empresa;
• Outros artigos de lazer ou recreativos, fora do objecto da empresa;

Além de pode ser motivo suficiente para chamar à atenção da Autoridade Tributária, valores excessivos e extra integrados nas contas da empresa poderão levar a prejuízos difíceis de justificar.

O que ter em conta nas despesas de representação?

• Todos os valores que se encontrem nesta conta devem ter um documento físico que comprove a sua existência e se possível ter uma nota no verso do documento que justifique para que foi usado e por quem;
• Todas estas despesas entram integralmente para a conta de gastos, ou seja, o IVA não é dedutível, isto tem consequências na demonstração de resultados, por isso aconselha-se o uso moderado e consciente desta conta;
• Não se deve incluir gastos cuja natureza em nada esteja relacionada com a empresa como gastos em medicação, almoços e jantares em demasia, viagens de avião que não se justifiquem perante a atividade e vida de empresa, entre outros;

Caso ainda tenha algumas dúvidas, a Ordem dos Contabilistas disponibiliza documentos que o poderão elucidar melhor e promover um uso melhor desta conta de forma a beneficiar a empresa.