Ajudando o seu Contabilista

Tem contabilidade organizada? O seu contabilista pede-lhe muitos documentos?
Neste artigo “ Ajudando o seu Contabilista ” deixamos-lhe algumas dicas que o seu contabilista vai agradecer e você também!

Ajude-se, ajudando o seu contabilista!

Envio da documentação mensalmente

É das coisas mais importantes e lógicas e, no entanto é aquela que os clientes menos valorizam. O processamento da contabilidade só é possível se houver não só documentos físicos mas também extratos bancários para a devida categorização dos rendimentos/despesas. Assim, aconselhamos que envie os documentos mensalmente, nomeadamente: faturas de compras, faturas de vendas e outros documentos que ache relevante.

Por conseguinte, tenha em conta que todos os pagamentos que efectuar com a conta da empresa e que por sua vez estejam discriminados no extrato bancário necessitam obrigatoriamente de um comprovativo físico ou pelo menos de uma diretriz que indique onde foi gasto esse valor.

Foi pago em dinheiro ou cartão?

Parece uma questão ridícula, mas até ao momento a formação dos contabilistas não passa pela carreira de médium, ou seja, é necessário que lhe seja dito como foram pagas as despesas. Por norma, todos os pagamentos efectuados por cartão bancário são fáceis de identificar e, o que não é identificável constará da reconciliação bancária. Deste modo, juntamente com o cliente, o contabilista consegue chegar à conclusão de onde foi gasto ou porque recebeu esses mesmos valores.

Tudo o que é pago em numerário fica difícil de saber. O contabilista, por norma, parte do princípio de que as faturas de refeições, lojas e supermercados são pagas na hora e se não consta a saída do dinheiro no extrato bancário então foi pago em numerário – esse valor sairá da caixa da empresa, caso exista, ou então irá para conta de sócios.

Em contrapartida, faturas como telecomunicações e outros fornecedores de serviços, que não careçam de contra pagamento tornam-se mais difíceis de identificar e podem ficar com o saldo em aberto na conta do respectivo fornecedor. Por isso é importante que ajude o seu contabilista de forma a ele saber quais faturas foram pagas e quais ficaram por pagar, assim como o modo como foram pagas.

Colocar NIF em todo o tipo de faturas – bom ou mau?

Quantas vezes não ouviu o seu contabilista dizer-lhe que só pode registar documentos que estejam identificadas com o respectivo NIF da atividade/empresa?

O que também é importante perceber é que nem é aconselhável meter o NIF em todo o tipo de faturas, seguem alguns pontos importantes sobre esta questão:

• Refeições – Esta é uma questão que deverão falar com o seu contabilista, porque faturas de almoços/jantares por sistema, poderão vir a ser taxadas como despesas de representação
  
• Supermercados, roupa e outras coisas que não façam parte da atividade da empresa – estas faturas deverão conter o NIF pessoal para serem uma mais valia em sede de IRS, mas nunca deverão constar no NIF da empresa, uma vez que a atividade não contempla esse tipo de despesas e serão classificadas como despesas não dedutíveis, ou seja, o IVA não irá constar na declaração de IVA e irá o valor todo em bolo directamente para a conta de gastos.

• Combustíveis – Também é uma questão que tem que perguntar ao seu contabilista, dependendo do tipo de carro que é e se encaixa no tipo de atividade da empresa ou não, estes documentos poderão ser tratados de forma diferente.

Comunicação constante

É fundamental que o contabilista e o cliente tenham uma boa relação e uma forma de contacto directa – preferencialmente o email. Desta forma pequenas questões que surgem no dia-a-dia, por parte de ambos conseguem responder em tempo útil.

Em suma, estas são apenas algumas sugestões que podem facilitar a comunicação e o caminho para uma contabilidade organizada e em dia. Ficam algumas por contemplar, mas que ao longo do tempo podem adquiri-las automaticamente. Lembre-se que o equilíbrio da sua empresa vem de uma boa contabilidade e, ajudando o seu contabilista está, a ajudar-se a si próprio!